Werkinstructies en procedures: hoe hou je medewerkers bij de les?

Werkinstructies en procedures. Vaak saaie, taaie en droge kost. Medewerkers leren deze vaak aan de start, maar op den duur raakt de inhoud vergeten. Je wilt dat medewerkers volgens jouw vaste stramien blijven werken. En hun werkwijze aanpassen als er iets in procedures verandert. En niet continu het wiel opnieuw uitvinden. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers hier aandacht aan blijven geven? Dat vertellen we in deze blog.

Waarom procedures vaak niet worden gevolgd
Je kent ze misschien nog wel: dikke ordners met werkprocedures. Die ordners werden weinig of nooit uit de kast gehaald. De ordners hebben we gelukkig niet meer. Organisaties van nu beschikken over digitale kennisbanken. Maar die kennisbanken worden vaak nauwelijks geraadpleegd. In de waan van de dag gaan medewerkers veelal niet actief op zoek naar kennis. Waarom? De drempel is te hoog. Vaak weten ze niet eens dat de kennis aanwezig is. En als ze het wel weten, is de kennis onvindbaar. En in sommige gevallen zelfs verouderd. Met als resultaat: medewerkers vinden het wiel zonder te weten opnieuw uit. En dat is zonde, want waardevolle kennis wil je gedeeld zien in je organisatie.


De oplossing: maak de koppeling met actualiteit
Het is goed te kijken naar succesvolle, digitale ontwikkelingen op sociale platformen van nu. Facebook, LinkedIn, Twitter. Waarom delen mensen daar wél hun kennis? Omdat mensen nieuwsgierig zijn naar actualiteit. We willen niets missen. En over die actualiteit actief interacteren. Koppel daarom droge en saaie kennis, als werkprocedures en arbeidsinstructies, aan de actualiteit. Presenteer de kennis wanneer het relevant wordt.
Stel je eens voor: er is een groot succes geboekt in je organisatie. Of er is juist iets fout gegaan. Dit zijn ideale momenten om als actuele voorbeelden te presenteren aan relevante procedures en werkinstructies. Het grote voordeel is dat de actualiteit medewerkers bezighoudt. En daarom de aangeboden kennis beter wordt onthouden. Doe je dit geregeld? Dan gaan medewerkers werkwijzen, regels en procedures beter opvolgen. En wordt op eenduidige wijze gewerkt.

 

Benieuwd naar hoe je die actuele content aan jouw werkinstructies en procedures koppelt? Dat kan met behulp van het contenframe. We beschrijven het in onze volgende blog!

Naar overzicht